Beruf & Karriere

Wenn Mitarbeiter in den Ruhestand gehen, ist auch deren Wissen für die Firmen futsch. (Foto: dpa)

30.06.2017

Internes Wissen retten

Damit Verwaltungen effizienter werden, ist systematisches Wissensmanagement unverzichtbar

Die Erfahrungen einer Firma stecken nicht in verstreuten Word-Dokumenten oder Excel-Sheets, sondern in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Verwaltungen müssen daher dringend Wissensdatenbanken anlegen. Für den Aufbau sollte aber nicht allein die IT zuständig sein.

„Vorfahrt für die elektronische Verwaltung. So baut Bayern seine Stellung als E-Government-Leitregion weiter aus.“ Mit diesen Worten unterstreicht Finanzminister Markus Söder die Bedeutung der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im Freistaat. Zu finden ist die Aussage in seinem Vorwort zu einem Leitfaden, der die Umsetzung des „Bayerischen E-Government-Gesetzes“ unterstützen soll. Bürgernah, serviceorientiert und nutzerfreundlich soll es zugehen, so heißt es dort weiter. Die Verantwortlichen in den Kommunen mühen sich redlich, diesem Anspruch gerecht zu werden. Allerdings bleiben viele gut gedachte Initiativen stecken, weil es in der Umsetzung an der erforderlichen Infrastruktur fehlt.

Informationsinseln und Barrieren im Datenfluss setzen schnell Grenzen. Dazu kommt, dass viel Wissen noch nicht einmal in verstreuten Word-Dokumenten oder Excel-Sheets steckt, sondern schlicht in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Die Erfahrung, wie mit bestimmten Aufgaben und Problemstellungen am besten umzugehen ist, haben Fach- und Führungskräfte in Jahrzehnten aufgebaut – meist ohne dies zu dokumentieren oder über das direkte Arbeitsumfeld hinaus zu teilen. Wenn in den nächsten Jahren vieler dieser Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Altersgründen ausscheiden, verflüchtigt sich das angesammelte Know-how. Um es zu erhalten, müssen rechtzeitig passende Maßnahmen getroffen werden.

„Wir haben ja ein Intranet, da steht alles drin.“ Dieser Satz ist im Austausch mit den örtlichen Verantwortlichen immer wieder zu hören. Er zeigt, dass das Thema Wissensmanagement in der Praxis eng mit der Verfügbarkeit und Speicherung von Informationen verknüpft ist. Das ist sicher nicht falsch, aber deutlich zu kurz gesprungen. Was soll in welcher Form zugänglich gemacht werden und wie wird die Nutzung „angekurbelt“? Wie werden Erfahrungen und Feedbacks in den laufenden Betrieb integriert? Was passiert über die Plattform hinaus, im persönlichen Kontakt, in Trainings und durch Personalentwicklungsmaßnahmen? Diese Fragestellungen gilt es aufzulösen.

Wird das Thema als reine „Technik“ an die IT delegiert, sind die Beteiligten mit der Tragweite meist heillos überfordert. Es kommt dann, wie es kommen muss: Statt einer im Sinne aller vernünftigen Lösung entstehen neue Probleme. Der erste Schritt, um es sinnvoll anzugehen, liegt deshalb nicht bei der Spezifizierung von technischen Anforderungen an eine Wissensdatenbank. Als Basis sollten vielmehr die Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Neben der Verwaltungsleitung gehören dazu in jedem Fall Personal, IT und Vertreter der Referate beziehungsweise Fachbereiche. „Wenn wir wüssten, was wir wissen ...“ – ohne eine Analyse hinsichtlich Fachwissen und Prozessen wird Wissensmanagement zur Fahrt ins Blaue.

Die Analyse sollte allerdings kein Jahrhundertprojekt werden, sondern eine pragmatische Bestandsaufnahme, an der systematisch alle Ressorts beteiligt werden. Wer weiter in Richtung Wissensbilanzierung gehen möchte, findet im „Leitfaden 2.0 zur Erstellung einer Wissensbilanz“ vom Bundeswirtschaftsministerium eine erste Orientierung. Dieser ist zwar auf Unternehmen ausgerichtet, vieles ist jedoch direkt auf den Verwaltungsbereich übertragbar.

Manchmal wird Wissensmanagement auch einfach gleichgesetzt mit Dokumenten-Management. Natürlich stellen die Automatisierung von Bearbeitungsvorgängen und die elektronische Archivierung eine wichtige Komponente im zeitgemäßen Verwaltungs-Workflow dar. Allerdings gilt nicht zwangsläufig, dass elektronisch gleich besser wäre. Man sollte genauer hinsehen und klären, was aus welcher strategischen und operativen Zielsetzung heraus erreicht werden soll. Und dabei nicht vergessen, dass solche Projekte meist mehr Zeit und Ressourcen binden, als ursprünglich gedacht.

Insgesamt ist der Umgang mit internem Wissen eine Herausforderung, die stark an die Kompetenzen vorhandener und künftiger Mitarbeiter geknüpft ist und bleibt. Wer keinen persönlichen Nutzen in entsprechenden Angeboten und Bemühungen sieht, wird sich daran nur unter Druck beteiligen. Das ist nicht die beste Voraussetzung für einen Ansatz, dessen Erfolg stark von Selbstorganisation und Eigenverantwortung abhängt. Manchmal hilft deshalb ein gut konzipiertes Mentoring-Programm zum Start mehr als die beste technische Plattform. (Frank Beck)

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