Kommunales

In manchen Ämtern liegt das Durchschnittsalter der Beschäftigten bei über 50 Jahren, es drohen demnächst Pensionierungswellen. (Foto: dpa)

09.01.2015

Mit Social-Business-Portalen Fachwissen speichern

Vielen Verwaltungen droht in den nächsten Jahren nicht nur ein Fachkräftemangel, sondern damit verbunden auch ein Wissensverlust

Geringere Geburtenraten und eine steigende Lebenserwartung führen dazu, dass die Bevölkerung hierzulande immer stärker altert. Die öffentliche Verwaltung ist von dieser demographischen Entwicklung besonders betroffen. Ein effektives Wissensmanagement wird somit immer wichtiger, um zu verhindern, dass die Verwaltung mit dem Personal auch ein technisches Know how verliert.
Zum einen droht ein immenser Verlust von Sachkenntnis in den nächsten Jahren, da zahlreiche erfahrene Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. In einigen Kommunen ist das Durchschnittsalter des Verwaltungspersonals durch langjährige Einstellungsstopps sehr stark gestiegen, weswegen es heute umso wichtiger ist, das in den Ämtern vorhandene Wissen zu archivieren. Zum anderen steht das Personalmanagement in der Verantwortung, die Verwaltungsarbeit für junge Menschen attraktiv zu machen, um auch in Zukunft aus einem Pool kompetenter Bewerber schöpfen zu können.
Ralf Meyer von der Berliner Senatsverwaltung für Finanzen sieht im Social Intranet ein Werkzeug, das es ermöglicht, Wissen direkter und unkomplizierter als etwa durch FAQs oder herkömmliche Foren abzulegen und vor allem auch zu verteilen. Gerade wenn viele Mitarbeiter ausscheiden und die Nachfolge nicht direkt geregelt ist, sei dies praktisch.
Dabei spielen gerade in der Administration oftmals sensible Daten eine Rolle, was der klassischen Intranet-Lösung einen großen Vorteil gegenüber Cloud-basierten Diensten verschafft. Datenbanken liegen in diesem Fall auf dem eigenen Server, wodurch sie deutlich besser vor Missbrauch geschützt werden können, als wenn Daten extern gespeichert würden. Meyer dazu: „Da die Daten in unserem Portal nicht anonymisiert sind, ist Datenschutz hier ein besonders großes Thema. Dank einer neuen Social Business Plattform liegen die Daten allerdings auf unseren eigenen Servern und wir sind daher nicht gezwungen, die Daten herauszugeben.“ Der Arbeitsplatz der Zukunft erfordert eine weitreichende Vernetzung der Kompetenzen über alle Abteilungen hinweg. Erfolgsfaktoren wie Wissen, Erfahrung aber auch Kreativität gewinnen in der Verwaltungsarbeit immer mehr an Wert. Diese virtuellen Fähigkeiten haben im Vergleich zu klassischen Ressourcen den großen Vorteil, sich nicht zu verbrauchen, sondern ganz im Gegenteil bei ihrer Anwendung sogar zu wachsen. Allerdings sind sie dennoch der ständigen Gefahr des Verlusts ausgesetzt, etwa wenn bestimmte Kompetenzen an einzelne Personen gebunden sind.

 

Anfangs Vorbehalte bei älteren Beschäftigten


Eine Lösung kann es sein, Wissen unter den Mitarbeitern breiter zu streuen, was durch Social-Business-Portale ermöglicht wird. Diese fördern übergreifenden Informationsaustausch, indem sie eine Kultur der konstruktiven Kommunikation schaffen. Meyer räumt ein, dass bei der Einführung im Dezember 2013 teilweise Vorbehalte der Mitarbeiter gegenüber der neuen Technik bestanden. Der Altersdurchschnitt in der Senatsverwaltung liege derzeit bei über 50 Jahren und einige Mitarbeiter assoziierten Social Intranet intuitiv mit Facebook.
Nachdem die Belegschaft mit gezielten Einführungsveranstaltungen an das Thema herangeführt wurde, sei jedoch schon bald erkannt worden, dass man hier sehr schnell eine Antwort bekommen kann, wenn man eine Frage stellt. Es bildeten sich mit der Zeit thematische und bereichsspezifische Gruppen, die zur Lösung der unterschiedlichsten Fragestellungen beitragen. „Die genutzte Plattform ist dabei gut geeignet, um einen Wissenspool aufzubauen und später auch chronologisch nachvollziehen zu können, welche Überlegungen und Prozesse stattfanden“, lobt Ralph Meyer.
Im Social Intranet wird jeder Mitarbeiter zum potentiellen Redakteur, wodurch die Plattform wesentlich dynamischer ist, als ein klassisches CMS-basiertes Intranet mit einer zentralen Redaktion. Wissen, das aus Gruppendiskussionen oder aus Beiträgen auf der Pinnwand – die jenen bei privat genutzten sozialen Netzwerken ähnelt – hervorgeht, kann anschließend in Form eines Wikis archiviert werden und steht dadurch langfristig zu Verfügung. So kann Fachwissen auch aus unterschiedlichen Abteilungen zusammengetragen werden und zur Lösung individueller Fragestellungen beitragen.
Außerdem werden auf diese Weise auch Mitarbeiter, deren Kenntnisse bisher nicht vollständig erkannt wurden, dazu ermuntert, ihre Erfahrung einzubringen. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass Social Business Personen mit ähnlichen Interessen zusammenbringt und so ein „Wir-Gefühl“ im Unternehmen schafft.
Eine der momentanen Herausforderungen für Behörden ist es, kompetente Nachwuchskräfte für die administrative Arbeit zu begeistern. Ein Social Intranet kann Verwaltungen dabei helfen, Anforderungen der jungen Generation nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance und einer frischen Unternehmenskultur gerecht zu werden. Somit wird es Behörden ermöglicht, sich als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren.
Ralf Meyer meint dazu „wenn Azubis zu uns kommen, sind sie manchmal überrascht, wie modern die Arbeitsbedingungen sein können. Gleichzeitig ist für sie aber auch der Umgang mit der Technik ganz selbstverständlich, was wiederum längerfristig die Flexibilität und die Offenheit gegenüber Innovationen fördert“ Die Einführung eines Social Intranets kann für Verwaltungen also ein wichtiger Schritt zur Bewältigung der aktuellen gesellschaftlichen Entwicklungen sein. Darüber hinaus ist eine effizient arbeitende Verwaltung ein wichtiges Kriterium für mögliche Investoren, wenn es darum geht, sich in einer bestimmten Kommune zu engagieren. Die anfängliche finanzielle und personelle Investition in die Etablierung eines Social Intranets kann sich daher schon recht bald wieder amortisieren. (Christoph Herzog)

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