Dienstleistungen rund um die Absicherung von Baustellen auf Deutschlands Straßen sind das Kerngeschäft der F.V.S. GmbH in Wendelstein bei Nürnberg. Für die betriebswirt-
schaftlichen Prozesse setzt das Unternehmen seit wenigen Monaten mit DATEV Mittelstand pro auf eine Software, die speziell für die Anforderungen mittelständischer Unternehmen entwickelt wurde. Damit konnte F.V.S. den Zeitaufwand für Routineabläufe um rund 50 Prozent senken.
Der Fachbetrieb für Verkehrseinrichtungen auf Straßen GmbH, kurz F.V.S. in Wendelstein bei Nürnberg, gehört im süddeutschen Raum zu den führenden Anbietern im Bereich der Verkehrssicherung für Baustellen auf Autobahnen, Land- und Bundesstraßen sowie Straßen innerhalb geschlossener Ortschaften. Das Portfolio des Unternehmens umfasst im Kern die Verkehrsleittechnik, den Auf- und Abbau von Signalanlagen und die Baustellenabsicherung. Hoher Wettbewerbsdruck
„Der Wettbewerbsdruck bei öffentlichen Ausschreibungen ist hoch“, beschreibt Geschäftsführer Jürgen Benaburger die Situation. „Voraussetzung für eine gute Kalkulation ist darum ein klarer Überblick über aktuelle Daten und Fakten.“ Dafür sorgt in der Verwaltung seine Frau Regine, die seit mehr als 17 Jahren im Unternehmen tätig ist und die aktuellen Zahlen sowie die wirtschaftliche Situation im Detail kennt. Sie kümmert sich um alle betriebswirtschaftlichen Belange von F.V.S. , also um das Rechnungswesen und die Buchhaltung. „Zahlen sind einfach mein Metier und es macht mir viel Spaß, tagtäglich damit zu hantieren“, räumt sie ein. Frau Benaburger ist die klassische Computerarbeit sowie der Umgang mit den Fachprogrammen der DATEV seit ihrer Ausbildung in einer Steuerkanzlei vertraut. „Durch die DATEV habe ich alle Programme immer auf aktuellem rechtlichen Stand, Updates sind schnell verfügbar, der Service stimmt und bei neuen gesetzlichen Regelungen stehen Programm-Änderungen immer termingerecht zur Verfügung.“ Darüber hinaus schätzt sie die einfache Handhabung der Lösungen sowie den problemlosen Datenaustausch mit der Steuerkanzlei. Inzwischen ist bei F.V.S. die neue DATEV-Lösung Mittelstand pro im Einsatz. Ohne spezifische Schulung nutzte Frau Benaburger das System gleich im Praxiseinsatz, denn „die meisten Schritte sind selbsterklärend“, meint sie. So kämen auch Anwender mit weniger Vorkenntnissen schnell mit dem Programm zurecht. „Und wenn es tatsächlich einmal offene Fragen gibt, kann ich die Telefonhotline kontaktieren, die sich bei Bedarf auch in mein System einklinkt, um mögliche Probleme schnell zu beheben.“
Schon nach wenigen Wochen hat sich der Einsatz der Lösung für F.V.S. rentiert und zu einer deutlichen Effizienzsteigerung beigetragen. Bei der Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung, die das Team ebenfalls mit der Mittelstandssoftware abwickelt, sowie dem Rechnungs- und Mahnwesen sank der Zeitaufwand um rund 50 Prozent. Früher mussten Rechnungen per Excel erstellt und die Kreditoren und Debitoren manuell jeweils in den verschiedenen Programmen anlegt werden. Das Komplettpaket dagegen ermöglicht integrierte Prozesse; das heißt, Daten aus den Angeboten werden automatisch in die Auftragsbestätigungen und Rechnungen übernommen. Das schafft Freiräume für andere wichtige Aufgaben.
Für die Kalkulation im Vorfeld von Angeboten sind oft komplexe Rechenprozesse notwendig, die dem System einiges an Leistung abverlangen. „Schon vor der Einrichtung des Programms prüft DATEV darum die Leistungsfähigkeit der IT-Plattform und macht bei Bedarf Vorschläge für eine sinnvolle Kapazitätserweiterung, damit Standardabläufe ohne Einschränkung weiter laufen, wenn komplexe Hintergrundprozesse angestoßen werden“, so Frau Bernaburger. Bei F.V.S. ist die Kalkulation sehr wichtig, da bei den meisten Projekten verbindliche Standards sowie unterschiedliche Vorschriften von Ämtern und Behörden, wie dem Straßenbauamt oder der Autobahndirektion, eingehalten werden müssen. Die individuellen Vorgaben fließen in die Angebote ein. „Auch kurzfristige Änderungswünsche müssen wir beachten, was heute kein Problem mehr darstellt“, so Regine Benaburger. „Vor der Einführung von DATEV Mittelstand pro mussten wir alles manuell umschreiben, was heute wir heute mit einem Mausklick erledigen.“
Auch der Zahlungsverkehr wurde durch die neue Software optimiert. So macht das System anhand hinterlegter Daten Buchungs- und Zahlungsvorschläge. Auf diese Weise kann F.V.S. Fälligkeitsfristen einhalten, bei Bedarf Skonti nutzen und Zahlungsanweisungen aus dem System heraus schnell aktivieren.
Für die branchenspezifische Lösung, die F.V.S. als Fachbetrieb für Verkehrssicherung benötigt, empfahl DATEV einen kompetenten Partner, der auf die Entwicklung von Lösungen für den Bausektor spezialisiert ist und eine funktionelle Schnittstelle zwischen der Branchensoftware und der Mittelstandslösung entwickelte. Der Datenaustausch erfolgt problemlos, was den Arbeitsalltag sehr erleichtere, so Regine Bernaburger.
Reibungsloser Datentausch
Reibungslos läuft auch der Informations- und Datenaustausch mit der Steuerkanzlei. F.V.S. speichert seine Buchhaltungsdaten via gesicherter Online-Verbindung im DATEV-Rechenzentrum und hat sie dort für den Online-Zugriff durch den Steuerberater frei geschaltet. Auch beim Transfer sind die Daten jederzeit sicher, denn die Online-Kommunikation erfolgt über eine getunnelte Verbindung, ein so genanntes virtuelles privates Netz (VPN). Diesen Übertragungsweg nutzt F.V.S. auch für die Lohnabrechnungen, die von der Steuerkanzlei abgewickelt und per VPN elektronisch an das Unternehmen verschickt werden.
„Die neue Mittelstandslösung erleichtert den Arbeitsalltag, schafft mehr Transparenz und hat dafür gesorgt, dass wir heute mit weniger Aufwand mehr Aufgaben erledigen können“, so das Fazit von Regine Benaburger. „Darüber hinaus stehen die Daten tagesaktuell und sehr übersichtlich zur Verfügung, was auch der Betriebsprüfer lobte, der kürzlich im Haus war.“
(Ralph Schweinfurth)