Ein öffentlicher Auftraggeber schrieb Leistungen des technischen Facility Managements im Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb europaweit aus. Die Angebotswertung hinsichtlich der ersten sechs Zuschlagskriterien sollte allein auf die mündliche Präsentation der Bieter gestützt werden. Ein nicht berücksichtigter Bieter ersuchte deshalb die Vergabekammer Rheinland (Beschluss vom 19. November 2019 – VK 40/19) um Rechtsschutz. Mit Erfolg.
Zwar wurde nach früherem Recht, insbesondere in Vergabeverfahren für freiberufliche Dienstleistungen, eine Beschränkung der Angebotswertung auf mündlich vorgetragene Präsentationsinhalte weithin für zulässig erachtet.

Mündliche Kommunikation darf Inhalt der Angebote lediglich ergänzen
Diese Rechtslage hat sich jedoch durch das neue Vergaberecht im Jahr 2016 geändert. Danach sind Angebote grundsätzlich in Textform einzureichen. Ergänzend regelt § 9 Abs. 2 VgV, dass die Kommunikation in einem Vergabeverfahren nur dann mündlich erfolgen kann, wenn sie unter anderem nicht die Angebote betrifft. Diese allgemeinen Regelungen betreffen alle Arten von Vergabeverfahren und damit auch das Verhandlungsverfahren (vgl. auch Vergabekammer Südbayern, Beschluss vom 2. April 2019 – Z3-3-3194-1-43-11/18).

Daraus folgt, dass im Verhandlungsverfahren bereits das Erstangebot, aber auch alle weiteren Angebote einschließlich des endgültigen Angebots zwingend in Textform vorliegen müssen und ein rein mündlicher Vortrag des Angebotsinhalts nicht genügt. Zwar darf über Angebote mündlich kommuniziert werden, was vor allem in Verhandlungsverfahren regelmäßig der Fall sein wird. Jedoch darf die mündliche Kommunikation den Inhalt der Angebote lediglich ergänzen, nicht aber selbst einen Bestandteil der Angebote bilden. Grundlage der Angebotswertung hat das in Textform eingereichte endgültige Angebot zu sein. Bestandteil dieses Angebotes sind dementsprechend nicht nur die Bestandteile des abzuschließenden Vertrags, sondern auch etwaige Konzepte zur Auftragsdurchführung, die Gegenstand der Angebotswertung sind. Solche Konzepte müssen demzufolge ebenfalls in Textform vorlie-gen. Bringen die Bieter zum Beispiel derartige Konzepte lediglich als Tischvorlage zu den jeweiligen vor Abgabe des endgültigen Angebots stattfindenden Verhandlungsgesprächen mit, stellt dies keine formgerechte Angebotsabgabe dar. Erst recht unzulässig ist es, die Bewertung der Angebote hinsichtlich einzelner Zuschlagskriterien allein auf mündliche Darlegungen der Bieter in einem Präsentationstermin zu stützen. Eine mündliche Präsentation kann bei der Angebotswertung lediglich ergänzend zu entsprechenden Ausführungen in Textform herangezogen werden, so die rheinländische Vergabekammer.
(Holger Schröder)
(Der Autor ist Fachanwalt für Vergaberecht bei Rödl & Partner in Nürnberg.)