Für Unternehmen sind organisatorische oder technische Trends eine ständige Gratwanderung – mitgehen oder nicht? Bleibe ich bei meiner Infrastruktur oder gehe ich wie die anderen auch in die Cloud? Bleibe ich bei klassischem Projektmanagement oder lasse ich mich auf agile Methoden ein? Nutze ich neueste Ansätze von DevOp oder passen für mein Unternehmen bewährte IT-Organisationsstrukturen am besten? 

Technische Entwicklungen stehen nie still. So zum Beispiel auch in der Musikwelt. Wurden die guten alten Schallplatten lange von Kassetten, CDs, MP3s und letztendlich den Streaming-Diensten verdrängt, haben sie sich in den letzten Jahren ihren Weg wieder zurück in die Läden und auf Plattenspieler erkämpft. Es ist das sinnliche Erleben der Tonqualität und Haptik, das die Vinylträger wieder beliebt macht. Heißt also im Klartext: Ob Vinyl oder Streaming – es kommt nicht auf die Meinung oder Argumente der Verkäufer*innen an, sondern auf individuelle Bedürfnisse. Das gilt auch für die IT in Unternehmen.

Wo liegen diese Fallstricke?

Wurden vor 15 Jahren Host-Systeme verlacht, erleben sie heute in manchen Branchen wie Banken und Versicherungen Auftrieb. Entscheidend ist, was zum Unternehmen, zu den Zielen und der Unternehmenskultur am besten passt. Doch Trendsetting und Wettbewerbsdruck lassen den Entscheider*innen oft wenig Zeit zum Reflektieren. Geht das Management mit dem Mainstream, ist es nicht angreifbar bei möglichem Scheitern. Trifft es Entscheidungen gegen den Mainstream, steht es allein im Rechtfertigungsdruck. Agil, Cloud Native oder bimodale IT haben ihre Berechtigung und sind das Angebot von Dienstleistern an sich verändernde Anforderungen von IT-Abteilungen. Es ergibt allerdings keinen Sinn, diese Möglichkeiten auf Gedeih und Verderb in Arbeitsvorgänge pressen zu wollen. Denn nicht jedes Angebot passt zu jedem Bedürfnis. Unternehmen spannen sich in solchen Fällen schneller Fallstricke als gedacht. 

Der größte Fallstrick ist die Annahme, dass ohne Mithalten mit aktuellen Trends die Wettbewerbsfähigkeit verloren geht. Das ist per se nicht richtig. Ganz im Gegenteil. Manche Unternehmen stellen ihre gesamte Infrastruktur um und sind anschließend unproduktiver und langsamer als vorher. Auch passen agile Methoden nicht immer, denn hier gibt es kein Fertigstellungsdatum. Kleinere IT-Unternehmen können sich ruinieren, wenn Projekte nicht fertig werden. Auch Clouds sind nicht immer die Lösung, da die dezidierte Hardware nicht mehr im eigenen Rechenzentrum läuft. Die Entscheidung für die Cloud passt, wenn das IT-Produkt noch wächst, die Anwendung skalierbar und ausfallsicher sein muss. Oder wenn Start-ups sich ausprobieren. Bestehen besondere
Sicherheitserfordernisse an die Daten oder ist das IT-Produkt eine proprietäre Entwicklung, die entscheidend für den Marktvorteil des Unternehmens ist, sollte es bei On-Premise-Lösungen bleiben.

Auch erfordert nicht jede Modernisierung der Software immer gleich eine komplette Großinvestition. Sich kaum verändernde Geschäftsprozesse laufen auch mit der gleichen Software über Jahre hinweg stabil, wenn diese passt. Buchhaltung und Warenwirtschaftssysteme sind typische Beispiele dafür. Bestehende Legacy-Systeme basieren oft auf gewachsenen Erfahrungen und entsprechenden Optimierungen. Sie völlig neu zu entwickeln, nur um dem Trend zu folgen, verbrennt Zeit und wertvolle Ressourcen. Auch die beim bimodalen Ansatz oft verfolgte Unterteilung der Angestellten in zwei Teams oder Abteilungen ist in der Idee oft attraktiver, als es sich anschließend in der Realität darstellt. Rivalitäten, Konkurrenzdruck und ein Gegeneinander- statt Miteinanderarbeiten können entstehen. Entweder stehen alte Vorgehen gegen neue, oder die Erfahrungen und Kenntnisse langjähriger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden zulasten moderner Hypes ignoriert oder als überholt abgetan. Hier ist Vorsicht geboten, um respektvolles Miteinander nicht aufgrund von fanatischen Trendverfolgungen zu gefährden. 

Doch es gibt auch die andere Seite. Junge Unternehmen oder Start-ups, die vor dem finanziellen Einsatz Angst haben, oder Großkonzerne, die seit Jahrzehnten auf Legacy-Systemen arbeiten, weil es einfach und bekannt ist. Dazu ein Beispiel: Die zentral genutzte Software eines internationalen Konzerns sollte abgelöst werden, doch der Unterbau in den bestehenden Strukturen erhalten bleiben. Grund: Dieser hatte sich bewährt, war bekannt und sollte Kosten sparen. Die Vorgabe scheiterte, weil das Bestehende und das Neue nicht zu vereinbaren waren. Neben großem Zeitaufwand bedeutete in diesem Fall das weitere Festhalten an den Legacy-Systemen ein Einbüßen der Funktionalität und – anders als vermutet – hohe Kosten. Mit der Gordion-Methode filterte der Konzern heraus, welche Benefits durch den Systemumbau erreicht werden sollten, schuf in Teamarbeit eine neue Vision und profitierte wenige Monate später von einer neuen Anwendung.

Nicht überreden lassen

Es ist ratsam, die eigenen Bedürfnisse zu kennen und die Möglichkeiten des Neuen richtig zu bewerten – unabhängig von Trends, Wettbewerb oder Branchenmeinungen. Die wichtigsten Faktoren sind die Unternehmensziele, die Strategie zu deren Erreichung und die sich daraus ableitenden Anforderungen an die IT-Systeme und IT-Prozesse. Wie viele Geschäftsprozesse möchte ich mit meiner IT unterstützen? Benötige ich nur klassische Büro- und Collaboration-Software, dazu vielleicht einen Standard-Webshop? Dann reichen Standardprodukte beziehungsweise Services aus der Cloud. Entwickle ich gerade eine App mit immer neuen Funktionen für einen wachsenden Markt? Auch dann könnten moderne Cloud-Lösungen die richtige Entscheidung für mein Unternehmen sein, denn hier bin ich genauso flexibel wie meine Kund*innen. Steht für die Daten meines Unternehmens die Datensicherheit an vorderster Stelle, bietet sich eine On-Premise-Lösung an. Leite ich eine große IT-Abteilung mit unterschiedlichsten Anforderungen an Veränderungsflexibilität meiner Produkte oder Kunden, sollte ich – je nach Produkt – ganz unterschiedliche Strategien wählen. Auch Kultur und Altersdurchschnitt der Angestellten kann über die Auswahl der eingesetzten Methoden und Technologien entscheiden. Wichtig ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die jeweils getroffene Entscheidung verstehen und mitgehen. 

Statt sich also einfach ein großes System oder teure Internetlösungen verkaufen zu lassen, dürfen Unternehmer selbstbewusst ihren Bedarf vertreten. Intensive Beratungen durch Serviceprovider und versierte Projektmanager helfen dabei, passende Wege und individuelle Lösungen zu finden. So haben auch kleine Unternehmen oder Start-ups die Möglichkeit, sich auszuprobieren, bei ihrer Quintessenz zu bleiben und kostengünstig effektives Management mit bedarfsorientierten Anwendungen zu implementieren.
(Petra Menzel)