In Corona-Zeiten müssen viele im Homeoffice auf virtuelle Konferenzen per Video umsteigen. Das läuft nicht immer ruckelfrei. Experten geben Tipps für reibungslose Besprechungen.

Technik prüfen und testen: Es muss nicht immer gleich eine Videoschalte sein. Manchmal sind Telefonkonferenzen die bessere Alternative, erklärt Effizienzexperte Jürgen Kurz. Das sei insbesondere dann zu empfehlen, wenn die Datennetze nicht stabil sind, nur wenige Teilnehmer dabei sind oder es nicht um Unterlagen geht, die man gemeinsam besprechen muss.

Außerdem sollte man die Funktionen, die ein Online-Meeting-Raum bietet, immer zunächst spielerisch testen, empfiehlt Mediencoach Sabine Appelhagen. Wer ist wann zu sehen? Wie funktioniert der Chat und wie schaltet man von der Präsentation zurück in den Videomodus? „Nichts ist nerviger, als wenn die Technik hakt.“

An Gesprächsregeln halten: Klingt banal, wichtigstes Gebot ist aber, dass Personen, die nur mithören, sich stumm schalten – so vermeidet man Chaos und unschöne Rückkopplungen.

„Bei virtuellen Meetings geht immer ein Teil der nonverbalen Kommunikation verloren“, so Kurz. Die Teilnehmenden brauchen deshalb mehr Zeit als üblich, um zu antworten, nachdem etwas gesagt wurde. Außerdem sollten sich alle bemühen, deutlich und langsam zu sprechen. Der Konferenzleiter fragt am besten öfter mal nach, ob alles richtig verstanden wurde – und die Teilnehmenden geben Rückmeldung.

Sabine Appelhagen rät zu klaren Vorgaben, wie Teilnehmende sich zu Wort melden oder Fragen stellen. Etwa, indem sie sich über die Chatfunktion melden oder ein vereinbartes Zeichen geben, zum Beispiel eine bunte Karte in den Bildschirm halten.

Auf die Länge achten: Auch bei Videokonferenzen gilt: Weniger ist mehr. Daher sollten die Meetings möglichst kurz sein und maximal 60 bis 90 Minuten dauern, empfiehlt Kurz.

Teilnehmerzahl begrenzen: Ein Videomeeting ist einfacher, wenn eher weniger Personen mit dabei sind. Kurz gibt als Faustregel maximal acht Personen an. „Zu viele Leute, die zu wenig beizutragen haben, machen einerseits die Verbindung langsam und führen andererseits dazu, dass im Zweifel zu viele Menschen durcheinander reden“, warnt auch Andreas Weck vom Digitalmagazin t3n. Deshalb sollten nur die dabei sein, die wirklich etwas Essenzielles beizutragen haben.

Körperhaltung: „Häufig hängen die Menschen leicht vornübergebeugt vor ihren Monitoren“, hat Appelhagen festgestellt. Wer etwa als Führungskraft überzeugen will, sollte das vermeiden. Wenn möglich positioniert man den Monitor mit der Kamera auf Augenhöhe, damit der Blick klar und geradeaus gerichtet ist. „Im Zweifel ein paar Bücherstapel darunter schieben“, rät die Mediencoachin.

Infos festhalten: „Das A und O ist ein Protokoll“, erklärt Weck. Ein Teilnehmer sollte zumindest in Stichpunkten mitschreiben, was besprochen wird. Wichtig sei auch festzuhalten, wer welche Infos mitgeteilt hat und was für ein To-do sich daraus ergeben hat. Und: „Meetings, die ein sehr sensibles Thema behandeln oder an dem Konfliktparteien teilnehmen, sollten am besten komplett aufgezeichnet werden“, so Weck. (dpa)

INFO: Software für professionelle Videokonferenzen
Videokonferenzen sind aktuell ein gängiges Mittel, um auch während der Corona-Krise die Kommunikation im Betrieb aufrechtzuerhalten. Die Auswahl an Programmen ist groß.

Teams ist eine Chat-App und bietet eine unbegrenzte Auswahl von Audio- oder Videogesprächen. Außerdem lassen sich Word, Excel, PowerPoint und OneNote gleichzeitig von mehreren Nutzern bearbeiten. Wegen der Corona-Krise hat Microsoft die Premium-Funktionen für alle Nutzer freigeschaltet.

Zoom ist ein Online-Service für Webkonferenzen und Webinare. In Meetings kann der Gesprächsleiter zum Beispiel ein virtuelles Whiteboard zuschalten. Die kostenlose Version können bis zu 100 Teilnehmer bis zu 40 Minuten lang nutzen.

Skype von Microsoft kennt jeder. Bei bis zu 50 Teilnehmern funktioniert der Service reibungslos. Außerdem ist die Videochat-Funktion von Skype kostenlos. Nur bei Telefonaten auf Festnetz oder Mobiltelefonen muss vorher das Guthaben-Konto aufgeladen werden.

Cisco WebEx bietet wegen des gestiegenen Bedarfs in Zeiten von Corona Gratis-Lösungen für Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern an. Als Features gibt es Audio-Einwahl, persönliche Konferenzräume, HD-Video, Bildschirmfreigabe sowie ein Gigabyte Cloud-Speicher für Aufzeichnungen.

Slack: Die Chat-Software ist der Klassiker unter den Tools. Kollegen können sich Nachrichten schicken oder Kanäle für den Austausch im Team einrichten.

Google Hangouts Meet ist das Videokonferenz-Tool von Google. Wer es nutzen möchte, muss zahlen. Die monatliche Basis-Version kostet 4,68 Euro und lässt bis zu 100 Teilnehmer zu. (BSZ)