In den letzten zwei Jahren hat sich die Berufswelt nachhaltig gewandelt. Digitale Lösungen werden zunehmend genutzt, um immer fluidere Arbeitsmodelle zu realisieren – weg von starrer Präsenzarbeit, hin zu New-Work-Konzepten, die nicht an Standorte und fixe Zeiten gebunden sind. Viele Unternehmen und Angestellte haben sich bereits auf diese Veränderung eingestellt und sich die hiermit verbundenen Vorteile zunutze gemacht. So bietet Remote Work insbesondere für Beschäftigte die Möglichkeit, den Alltag eigenständig und flexibel zu gestalten.

Je ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) von 2019 und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von 2022 bereiten jedoch Probleme: Nach der Datenschutzgrundverordnung soll nun auch die verpflichtende Zeiterfassung in Deutschland weiter verschärft und gesetzlich verankert werden. Betriebe sehen sich nun gezwungen, die gesamte Arbeitszeit akkurat zu erfassen, wobei sich die Frage aufdrängt, wie sie die Stundenzahl systematisch und rechtlich sicher dokumentieren können, wenn das Personal gar nicht vor Ort ist.

Abhilfe versprechen smarte Zeiterfassungssysteme

Ausgangspunkt der derzeitigen Streitfrage ist das sogenannte Stechuhr-Urteil des EuGH und dessen Bestätigung durch das BAG. Es verpflichtet Unternehmen zur objektiven, verlässlichen und zugänglichen Arbeitszeiterfassung. Im Fokus steht dabei die genaue Kontrolle und Dokumentation der exakten Stundenanzahl von Arbeitsbeginn bis -ende – einschließlich der Pausen. Sollten Betriebe eine genaue Aufschlüsselung der Arbeitszeit ihres Personals nicht vorweisen können, drohen entsprechende Bußgelder.

Wie die systematische Erfassung erfolgt, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, allerdings sollte die Lösung rechtlich sicher sein und sich für jegliche Arbeitsform – mobil oder standortgebunden – eignen. Für die betriebliche Erfassung vor Ort bietet sich in der Regel eine Verknüpfung von Zeit- und Zutrittsmanagement an.

Statt analoger Schlüssel setzen moderne Schließsysteme beispielsweise auf elektronische Türterminals sowie Wandleser, die das berührungslose Kartenleseverfahren Mifare unterstützen oder optional mit Bluetooth Low Energy (BLE) ausgestattet sind. Das heißt: Mitarbeitende erhalten über Schlüsselanhänger oder Personen- und Systemkarten mit RFID-Transponder oder über eine entsprechende App Zugang zum Gebäude.

Auf dem integrierten Chip sowie in der Anwendungssoftware lassen sich sowohl unterschiedliche Berechtigungsprofile als auch personenbezogene Daten speichern. Dadurch können im Vorfeld Bewegungsabläufe genau definiert werden. Einmal eingerichtet, bieten derartige Systeme beste Voraussetzungen und Anknüpfungspunkte für die Integration eines zentralen Zeitmanagements.

Dadurch sind beispielsweise die Hard- und Softwarelösungen von Miditec mit allen gängigen Systemen kompatibel, lassen sich leicht integrieren und individuell parametrieren. Mit einem Terminal im Eingangsbereich kann jedes Kommen und Gehen gebucht werden. Über eine integrierte Schnittstelle erhalten sowohl Zeit- als auch Zutrittserfassung Anschluss an eine Universalzentrale oder an bereits bestehende Systeme. 

Bei Präsenzarbeitsmodellen lässt sich die Zeiterfassung transparent und automatisiert gewährleisten, jedoch drängt sich unweigerlich die Frage auf: Wie sollen Arbeitgebende Gleiches bewerkstelligen, wenn ihre Angestellten zu Hause sitzen? Deren Arbeitszeit direkt und verlässlich zu dokumentieren, stellt eine enorme Herausforderung dar. Bedeutet das Stechuhr-Urteil somit automatisch eine Einschränkung oder Anpassung des mobilen Arbeitens?

Rechtlich gesehen existiert hierfür bisher kein Anlass. Die Dokumentation sollte lediglich rechtlich sicher und lückenlos sein. Regelungen können sich jedoch schnell verändern und konkretisieren, sodass es sich lohnt, sich proaktiv für die Zukunft aufzustellen und smarte Zeiterfassung zu ermöglichen. Es braucht somit Lösungen, die den Spagat zwischen akkurater Messung und Homeoffice schaffen.

Über digitale Erfassungstools können sich Beschäftigte auch online mit dem Browser oder über eine gekoppelte App zum Dienstbeginn melden. Sie erfassen automatisch mit dem Einloggen die geleistete Arbeitszeit und dokumentieren sowohl Über- als auch Fehlstunden transparent und sicher. Bereits bei der Installation sollten klar umrissene Rollenprofile mit Zugriffsrechten festgelegt werden, damit Angestellte nur Zugriff auf für sie relevante Informationen und Ordner erhalten. Auf diese Weise kommen Betriebe auch dem Datenschutz effizient nach. 

Moderne Zeitwirtschaftslösungen sind nicht nur effiziente Tools, um Arbeitszeiten zu erfassen. Sie verringern zugleich den Administrationsaufwand und sorgen für mehr Flexibilität. Gespeicherte Informationen finden beispielsweise Verwendung für die weiterführende Datenverarbeitung in einem entsprechend integrierten Lohn- und Gehaltssystem. Parametrierbare Software-Module wie MTZ Time lassen sich bezüglich der Arbeitszeitmodelle den individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen und Arbeits-, Zuschlags- und Fehlgrundzeiten werden automatisch berechnet. Darüber hinaus können Unternehmen über die Software alle wichtigen Daten jederzeit abrufen. Dank übersichtlicher Personalzeiterfassung sowie Zeitkonten behalten Vorgesetzte stets den Überblick über die personelle Lage in den verschiedenen Abteilungen: Befindet sich jemand auf Dienstreise oder im Urlaub? Sogar Planungen des Letzteren können bis zu seiner endgültigen Genehmigung bereits eingesehen und somit berücksichtigt werden.

Neben einer Dokumentations- sowie Kontrollfunktion dienen derartige innovative Systeme daher auch als effektive Planungshilfen. Zahlreiche Prozesse wie Antragsstellungen für Seminare, Urlaube und Weiterbildungen vereinfachen sich und reduzieren unnötige Zettelwirtschaft. Davon profitieren sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende.

Mit einem smarten Zeiterfassungssystem können Beschäftigte mit mobilen Endgeräten über Inter- oder Intranet Zeitbuchungen vornehmen, Fehlbuchungen korrigieren oder Abwesenheitszeiten planen und beantragen. Das flexible System zur Personalzeiterfassung vereinfacht somit jegliche Routineaufgaben. Zusätzlich entsteht Transparenz, die allen Parteien zugutekommt. Firmen können ohne viel Aufwand lückenlos alle Arbeitszeiten ihrer Angestellten nachweisen, während letztere im Zweifelsfall ihre Mehrarbeit dokumentieren und entsprechende Vergütung geltend machen können. So bewältigen Unternehmen gleich zwei Herausforderungen mit einer Lösung: Sie gewährleisten Datenschutz und stellen sich gleichzeitig flexibel für die Zukunft auf. (Marc Hoffmeister)