In der kommunal betriebenen Tiefgarage brennt ein E-Auto. Der Schaden ist groß. Weist der für das Parkmanagement zuständige Mitarbeiter die termingemäße Wartung der Ladestation nach, klärt sich die Schuldfrage schneller. Nächstes Beispiel: Im Einwohnermeldeamt blieb der Fahrstuhl stecken. Die Eingeschlossenen kamen zwar mit dem Schrecken davon – dennoch wirft der Zwischenfall die Frage auf: Wurde die Prüfung zum ordnungsgemäßen Zustand der Aufzuganlage termingerecht durchgeführt? Drittes Beispiel: Das Einhalten von Prüfvorschriften für die Sicherheit der Brücken im kommunalen Bereich ist lebenswichtig. Die Norm DIN 1076 regelt die Vorschriften der Brückenprüfung, Städte und Gemeinden verantworten deren Einhaltung.

Seien es Sportanlagen, Gemeindekindergärten, Schwimmbad oder städtische Theater: Als Betreiber städtisch verwalteter Gebäude, Anlagen und Straßen tragen Kommunen eine hohe Verantwortung ihrer Bevölkerung und ihren Mitarbeiter*innen gegenüber. Brandschutz, Unfallverhütung, ordnungsgemäßer Gebäude-Zustand, Sicherheit im Verkehr und vieles mehr liegt in der Betreiberverantwortung. Rechtssicheres Wartungs- und Prüfungsmanagement hält Kommunen deshalb als Daueraufgabe in Schach. Digitale Unterstützung hilft beim Erinnern und Einhalten wichtiger Termine und macht zeitraubender Zettelwirtschaft den Garaus.

Digitale Organisation und Dokumentation aller getätigten Aufgaben ermöglicht Excelation.io 2.0. Die praxisorientierte Digitallösung erleichtert kommunalen Facility-Manager*innen das Organisieren, Kontrollieren, Kommunizieren und Dokumentieren fälliger Wartungs- und Reparaturarbeiten. Via PC oder App nehmen sie ihre Betreiberverantwortung wahr: Sie dirigieren Techniker*innen, laden Dokumente zur Einsicht hoch, halten sich auf dem jeweils aktuellen Stand und haben die Termine im Blick. Von jedem Ort aus organisieren sie Wartung, Inspektion und Reparaturen öffentlicher Gebäude und Einrichtungen. Die Cloudlösung dient als gemeinsamer Kommunikationskanal für Auftraggebende und Ausführende; im Dezember erfuhr sie ein umfängliches Update.

Facility-Manager*innen dirigieren Technikpersonal

Funktionieren die Brandschutztüren in der Gesamtschule? Laufen im städtischen Theater die Rolltreppen einwandfrei, funktionieren die Sicherheitsschleusen im Amtsgericht? Verantwortliche weisen via Manager-Ansicht des Instandhaltungstools an Handy oder Rechner Aufträge zu, werten Arbeits- und Zeitaufwand aus, behalten Einsatzkosten im Blick, verfolgen entsprechende Aktionen zurück.

Nutzer*innen der Technik-Ansicht erkennen wartungsoffene Punkte, tauschen Informationen aus, dokumentieren vor Ort Kosten, Zeiten, Auffälligkeiten – alles am Device. Ein priorisierendes Ampelsystem erinnert beide Seiten an Kontrolltermine. Wer macht wann was? Wer auf der Dienstleisterseite Einblick erhält, darüber bestimmen die Manager: Soll die Heizungsfirma sich um alle kommunalen Gebäude im südlichen Teil der Gemeinde kümmern? Widmet sie sich allen öffentlichen betriebenen Kultureinrichtungen oder Sporthallen? Oder kümmert sich der Zuständige um ein thematisches Aufgabensegment wie zum Beispiel Brandschutz?

Nach Bedarf gestalten Verantwortliche in der Software Masken und Aufgaben. Nach erstmaliger Eingabe zeigt die Software automatisch zum Verantwortungsbereich passende Listen. Das erlaubt Anwendenden, Standort und Anlagenname bequem per Klick auszuwählen. Auch Ausführungszyklen richten sie frei ein: So verlangt die Betriebssicherheitsverordnung eine zweijährliche Prüfung der Aufzüge – zwingend vertieft durch eine Zwischenprüfung nach einem Jahr. Problemlos ordnen Nutzende die beiden Tasks parallel ein, und automatisch erinnert die mitdenkende Cloudlösung alle definierten Beteiligten rund um die Aufzugsanlage an den jeweils nächsten Termin im hinterlegten Rhythmus. (Claudia Bendrat)