Projektmanagement in Unternehmen ist nicht immer einfach, denn oft läuft es nicht so, wie Projektleiter*innen oder die Geschäftsführung es wollen. Scheinen gesetzte Ziele nicht mehr erreichbar, erhöhen Verantwortliche oftmals den Druck auf die Angestellten. „Fehlt ein gut strukturierter Plan, wenn Zeitdruck und Stress aufkommen, verlieren Mitarbeiter*innen schnell das Vertrauen in ihre Projektleitung. Teammitglieder unterhalten sich dann eher auf dem Flur über das Projekt, als Lösungsansätze herauszuarbeiten. Spätestens dann muss eingegriffen werden, um das Projekt vor dem Scheitern zu bewahren“, weiß Petra Menzel, Geschäftsführerin von Gordion Projects. Die Expertin in Sachen Projektmanagement weiß, wie Unternehmer*innen bei auftretenden Problemen erfolgreicher agieren und Mitarbeitende für das Projekt motivieren können.

Erfolgsfaktor Mensch

Erfolgreiche Projekte werden meist nur anhand ihres zeitlichen und finanziellen Budgets gemessen. Ein ganz entscheidender Erfolgsfaktor gerät dabei oft in Vergessenheit: der Mensch. Mit den Beteiligten steht und fällt jedes Vorhaben. Das bedeutet, dass Probleme in Projekten oft auf persönliche Beziehungen zwischen Kolleg*innen zurückzuführen sind. „Werte wie gegenseitige Achtung, Wertschätzung und Respekt haben einen unglaublich großen Einfluss auf Projektmitarbeiter“, erklärt Petra Menzel. „Nur wer sich geschätzt fühlt, hat Freude an der Arbeit, ist motiviert und benötigt somit häufig weniger Zeit für anliegende Aufgaben.“ So stellte das Team von Gordion Projects fest, dass Projekte in Unternehmen vor allem dann gut laufen, wenn Projektleiterinnen und Projektleiter nicht als Alleinherrscher, sondern vielmehr als Teammitglied mit einer besonderen Rolle handeln. Ein respektvoller Umgang allein macht aber noch kein erfolgreiches Projekt. Ebenso wichtig ist eine dauerhaft offene Kommunikation. Aus diesem Grund arbeitet das Unternehmen mit der eigens entwickelten Methode, die beide Aspekte eng miteinander vereint und erfolgreiches Projektmanagement maßgeblich unterstützt. „Sind Mitarbeiter nicht in alle Aktivitäten eingeweiht, entsteht Unsicherheit und Unzufriedenheit“, so Menzel. „Mehr Transparenz und Vertrauen wird geschaffen, wenn jede Person im Team zu jedem Zeitpunkt weiß, wer wann welche Aufgabe erledigt und warum.“ Regelmäßige Absprachen tragen zur Klärung von Zuständigkeiten und Pflichten bei. Dadurch offenbaren sich auch Möglichkeiten, andere Kollegen bei ihren Aufgaben zu unterstützen, was das Gemeinschaftsgefühl stärkt.

Projektverantwortliche dürfen nicht den Fehler machen, den Faktor Mensch als unwichtige Komponente für die Zielerreichung abzutun. Die nachhaltige Verbesserung des Arbeitsklimas und der Kommunikation wirken sich unmittelbar auf Erfolg oder Misserfolg eines Projekts aus. Dazu zählt ebenfalls die frühzeitige Einbindung des gesamten Teams in die Planung. „Eine gemeinsam entwickelte Vision stärkt die intrinsische Motivation, also die Freude jedes Teammitglieds an der Arbeit und die Verpflichtung, gemeinsam an den gesteckten Zielen zu arbeiten“, erklärt Petra Menzel. „Alle Ziele müssen klar definiert und erreichbar sein. Auch die Kommunikation der Bedürfnisse und Erwartungen aller Projektbeteiligten wirkt sich auf das Funktionieren von Team und Projekt aus.“ Natürlich entstehen in der Teamarbeit aber auch Konflikte. Missverständnisse und Streitigkeiten kosten dabei wertvolle Zeit und beeinflussen zudem Arbeitsqualität und Kosten.

Genau deshalb gilt es klare, offene und wertschätzende Kommunikation zu fördern. Feedback-Gespräche und eine ehrliche Anerkennungskultur vermeiden Konflikte zwar nicht, bringen aber einen positiven Nutzen. Gewonnene Erkenntnisse über die Konfliktentstehung tragen wesentlich zur Verbesserung des Arbeitsklimas bei. Diese als weiche Faktoren bezeichneten Aspekte bilden nur eine Säule erfolgreichen Projektmanagements. Aus diesem Grund verbindet Gordion Projects stets weiche und harte Faktoren, klassisches und agiles Projektmanagement individuell für jedes Projekt.
(Elena Döppner)