Nach über einem Jahr Corona-Pandemie denken viele Unternehmen vorsichtig wieder über echte Betriebsfeiern für ihre Angestellten nach. Auch das Zelebrieren von anstehenden oder verschobenen Firmenjubiläen steht wieder auf der Agenda. Damit diese für die Belegschaft in schöner Erinnerung bleiben und nicht zu einem bösen Erwachen führen, sind bei den Planungen neben den geltenden Corona-Verordnungen und Hygienemaßnahmen stets auch die lohnsteuerrechtlichen Regelungen zu beachten.

110 Euro Freibetrag für Betriebsveranstaltungen: Betriebsfeiern wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Betriebsausflüge und auch Firmenjubiläen sind rechtlich als Betriebsveranstaltungen einzustufen, wenn diese einen geselligen Charakter haben. Letzteres fehlt zum Beispiel bei alleinigen Kino- oder Theaterbesuchen. „Wichtig ist dabei, dass Unternehmen den Freibetrag in Höhe von 110 Euro pro Veranstaltung einhalten. Maximal kann das Unternehmen zwei Veranstaltungen pro Jahr für seine Belegschaft durchführen, ohne dass Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen“, so die Steuerberaterkammer München. Für die 110-Euro-Grenze werden alle Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer zum Beispiel für Speisen, Eintrittskarten, Geschenke anlässlich der Feier, Musik, Fahrtkosten bei einem Ausflug oder Raummiete zusammengerechnet.

Betriebsfeiern müssen offen für alle Mitarbeiter*innen sein: Grundsätzlich muss das gesamte Personal an einer Betriebsfeier teilnehmen können. Auch ausgeschiedene Mitarbeiter*innen, Leiharbeitskräfte, Aushilfen, Praktikanten, Referendare und auch Angehörige zählen dazu. Vorsicht ist bei Veranstaltungen für einzelne Mitarbeitergruppen geboten. Soll nur eine Abteilung bedacht werden, muss auch hier jedes Teammitglied teilnehmen können. Einladungen nur nach Hierarchie, Umsatzzahlen oder Funktion sind lohnsteuerrechtlich unzulässig. Ob am Ende tatsächlich teilgenommen wird, bleibt aber immer jeder Person selbst überlassen.

Achtung bei kurzfristigen Absagen: Probleme in der Praxis bereiten Personen, die trotz vorheriger Zusage nicht teilnehmen können. Entstehen hier trotzdem Kosten, sind diese bei der Berechnung des Freibetrags auf die teilnehmenden Mitarbeiter*innen umzurechnen, wie der BFH ganz aktuell entschieden hat. Bei den Planungen sollten deshalb immer noch finanzielle Spielräume mitbedacht oder die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung geprüft werden.

Überschreiten des Freibetrags: Wird der Freibetrag von 110 Euro trotz sorgfältiger Planungen überschritten oder sollen mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden, kommt für den Betrag über 110 Euro oder für die weitere Veranstaltung auch eine Pauschalversteuerung mit 25 Prozent durch das Unternehmen in Betracht. Für die Angestellten entstehen dadurch keine finanziellen Nachteile; die Versteuerung übernehmen allein die Arbeitgeber*innen.

Virtuelle Firmenevents sind auch Betriebsfeiern: Da auch im zweiten Pandemie-Winter noch nicht absehbar ist, ob Weihnachtsfeiern wie gewohnt stattfinden können, suchen viele Unternehmen auch in diesem Jahr wieder nach virtuellen Alternativen. Ob Online-Weinproben, digitales Kochen oder gemeinsames Spielen im Internet: Für virtuelle Events gelten die gleichen Regelungen wie in der analogen Welt. Wichtig ist also bei den gewährten Zuwendungen auch hier die 110-Euro-Grenze zum Beispiel für gelieferte Warenlieferungen wie Weinpakete oder Kochzutaten. Auch muss hier für die gesamte Belegschaft die Möglichkeit zur Teilnahme bestehen, und auch das gesellige Beisammensein sowie der tatsächliche Austausch untereinander muss gewährleistet sein.

Geschenke statt Firmenevents: Wer in diesem Jahr aufgrund der Planungsunsicherheiten statt einer Feier seinem Personal lieber Präsente als Dankeschön überreichen möchte, muss die geltenden Freigrenzen von 60 Euro für Geschenke aus besonderem persönlichem Anlass beziehungsweise 44 Euro für Sachgeschenke beachten. Der Freibetrag für Veranstaltungen von 110 Euro kann hier nicht herangezogen werden. Zu beachten ist, dass bei Überschreiten der Grenzen von 60 beziehungsweise 44 Euro diese Sachzuwendungen in voller Höhe lohnsteuer- und auch beitragspflichtig werden. (BSTBK)