Beihilfeanträge einreichen, Dienstreisen beantragen, Bezüge- und Lohnsteuerbescheide einsehen: Ab Oktober ist das für Beamt*innen im Freistaat nur noch online möglich. 59 Prozent freuen sich darüber, 41 Prozent müssen jetzt schleunigst von der Umstellung überzeugt werden.

Wenn von Digitalisierung die Rede ist, dürften die wenigsten an die öffentliche Verwaltung denken. Doch tatsächlich passiert dieses Jahr etwas, das in Behörden einer Revolution gleichkommt: Ab Oktober heißt es in bayerischen Amtsstuben „digital only“ – zumindest intern, erklärte Regierungsdirektor Josef Mayr. Er ist im Finanzministerium Referatsleiter für Grundsatzfragen der Informations- und Kommunikationstechnik und für die technische Umsetzung des Mitarbeiterportals verantwortlich. 
Dieses ist die zentrale Informationsplattform für Beamt*innen und Tarifangestellte des Freistaats. Wenn die Beschäftigten sich mit ihrer Mitarbeiter-ID – ähnlich der Steuer-ID bei Elster – und ihrem Passwort eingeloggt haben, können sie dort unter anderem ihre Beihilfeanträge einreichen, ihre Dienstreisen beantragen und genehmigen lassen oder ihre Bezüge- beziehungsweise Lohnsteuerbescheide einsehen. „Wer kurz vor der Pensionierung steht, kann sich sogar ausrechnen lassen, mit welchen Bezügen er rechnen kann“, versicherte Mayr. 

Die Plattform wird nach Auskunft des Finanzministeriums kontinuierlich weiterentwickelt. Seit letztem Jahr könne zum Beispiel auch ein Jobbike über das Mitarbeiterportal geleast werden. 8400 Anträge seien dafür schon eingegangen. Wer mobil arbeiten möchte, könne sich inzwischen auch einen externen Arbeitsplatz buchen. „Und das nicht nur über das Portal, sondern auch per App“, warb Mayr. Zusätzlich könne der Freistaat auch mit seinen Beschäftigten digital kommunizieren. Alle Dokumente ließen sich anschließend sicher und rechtssicher in einem digitalen Ordner ablegen. 

Die Onlinefunktionen scheinen attraktiv zu sein. Laut Finanzministerium ist die Nutzung der Plattform von 16 000 Beschäftigten in 2016 auf mittlerweile 290 000 gestiegen – das sind 59 Prozent aller Staatsdiener*innen in Bayern. Zukünftig sollen weitere Dienste wie die interne Stellenbörse, die digitale Personalakte oder Weiterbildungsmöglichkeiten hinzukommen. Ebenfalls sei geplant, die Formulare weiterzuentwickeln, damit sie nicht ausgedruckt werden müssen und der Kreislauf vollständig digital werde. 

Jetzt gilt es laut Mayr, bis Oktober die restlichen 41 Prozent von der Plattform zu überzeugen. Sorgen, dass es durch die Umstellung auf die Digitalpost zu Problemen kommt, hat er nicht. Erstens gelte für Tarifangestellte Bundesrecht, weshalb sie weiter zwischen Brief und PDF wählen könnten. Zum anderen gebe es eine Härtefallregelung, wenn es Beschäftigten unmöglich erscheint, ihre Dokumente digital zu empfangen. Bisher seien aber erst drei Fälle eingereicht worden, berichtete Mayr. „Alles läuft sehr konfliktfrei.“ Schon jetzt würden drei Viertel der Beihilfeanträge digital eingereicht. 

Einsparpotenzial von 4 Millionen Euro pro Jahr

Um die Umstellung einzuleiten, erhalten seit diesem Monat neue und wiedereingestellte Beamt*innen ihre Dokumente ausschließlich digital. Wer ab April einen Beihilfeantrag online stellt, erhält auch online eine Antwort. Nach und nach sollen bis Herbst alle Dokumente digital zugestellt werden. Ab Oktober gibt es dann keine Wahlmöglichkeit mehr.

„Es tut sich was“ frohlockte Ausschusschef Martin Brunnhuber (Freie Wähler) in der anschließenden Aussprache. Er wollte wissen, wie viel weniger Geld der Freistaat durch die Umstellung ausgibt. Mayr bezifferte das Einsparpotenzial unter anderem durch die digitale Zustellung auf 4 Millionen Euro pro Jahr. Natürlich müssten die Entwicklungskosten von 600 000 Euro und die Weiterentwicklung gegengerechnet werden. Unterm Strich würde alles aber deutlich günstiger. 

„Es ist höchste Zeit, dass wir digitaler werden“, sagte Ausschussvize Alfred Grob (CSU). Die restlichen 41 Prozent müssten jetzt noch motiviert werden. „Überzeugung ist besser als Zwang“, mahnte er. Auch sollten in ein paar Jahren ebenso Ruhegehaltsempfänger*innen ihre Post digital empfangen. 

Jörg Baumann (AfD) kennt die Plattform noch aus seiner Zeit bei der Polizei. Er nannte sie im Ausschuss „elegant und nutzerfreundlich“. Nur das Reisemanagement sei sehr kompliziert. Mitte des Jahres soll das aber durch ein Update einfacher zu bedienen werden, versprach Mayr. 

Verena Osgyan (Grüne) freute sich, dass der „Papierkrieg“ endlich beendet werde. Die Abgeordnete sorgte sich aber, dass die aktuellen Supportkapazitäten bei der Zwangsumstellung nicht ausreichen würden. In den vergangenen Jahren habe es aber trotz der stark steigenden Nutzerzahlen nie Engpässe gegeben, meinte Mayr.

Arif Tasdelen (SPD) sagte, er sei ein „Fan der Digitalisierung – wenn sie funktioniert“. Allerdings hätte er sich gewünscht, dass es vor der Zwangsumstellung eine Umfrage unter den Beschäftigten gegeben hätte, warum sie sich nicht angemeldet haben. Vielleicht hätte sich dadurch manches noch verbessern lassen. (David Lohmann)