Bauprojekte stehen wie kaum ein anderes Vorhaben für komplexe Planungsprozesse sowie einen hohen finanziellen, zeitlichen und bürokratischen Aufwand. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein mittelständisches Unternehmen ein neues Firmengebäude errichten möchte, eine Kommune oder ein öffentlicher Bauherr den Bau einer Schule plant oder Privatpersonen ein Mehrparteienhaus als attraktive Kapitalanlage realisieren möchten. Jedes Bauvorhaben stellt hohe Anforderungen an Planung, Koordination und Umsetzung. Eine der größten Herausforderungen ist dabei häufig der hohe Zeitaufwand für die Bauprojektverantwortlichen. „Wenn wichtige Entscheidungsgrundlagen in eng getakteten Zeitfenstern geschaffen werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Risiken übersehen oder Planungsfehler erst im weiteren Projektverlauf sichtbar werden“, betont Melanie Waldmann, Geschäftsführerin der mayer bährle GmbH, 1993 als Architekturbüro gestartet, hat sich das Büro mittlerweile auf das Projektmanagement im Hochbau spezialisiert. „Gerade bei komplexen und bürokratisch aufwendigen Bauprojekten kann es daher sinnvoll sein, frühzeitig eine unabhängige Instanz einzubeziehen. Diese entlastet Bauherren bereits in der Planungsphase spürbar. Beispielsweise unterstützt ein Bauprojektmanager bei der Prüfung von vorhandenen Unterlagen, kann in der Folge potenzielle Risiken frühzeitig identifizieren und bewertet die Planung aus einer neutralen Perspektive“, so Waldmann.

Wenn sich ein Bauherr dazu entscheidet, ein externes Bauprojektmanagementbüro hinzuzuziehen, erfolgt im ersten Schritt die Sichtung der Projektunterlagen durch dieses. Dazu gehören sämtliche Pläne zum Bauvorhaben, kalkulierte Kostenpunkte, wesentliche Projektannahmen sowie die Baubeschreibung. Hierbei erfolgt die Prüfung der Plausibilität der Inhalte, während gleichzeitig nach Abhängigkeiten beziehungsweise kritischen Punkten Ausschau gehalten wird. Dabei steht unter anderem die Frage im Fokus, ob eine klare Leistungsabgrenzung sowie Aufgabenverteilung zwischen den verschiedenen Gewerken vorliegen, um Überschneidungen und mögliche Konflikte zu vermeiden. „Dadurch lassen sich bereits frühzeitig die Grundlagen für eine reibungslose Kommunikations- und Abstimmungskultur zwischen den beteiligten Akteuren schaffen“, erklärt Waldmann. Ebenso werden Faktoren wie Preisentwicklungen, Materialverfügbarkeiten sowie deren Auswirkungen auf Termin- und Budgetplanung berücksichtigt. „Wenn sich herausstellt, dass das vorgesehene Budget bereits bei moderaten Preissteigerungen oder unvorhergesehenen Ereignissen an seine Grenzen stößt oder mögliche Terminverzögerungen mit daraus resultierenden Mehrkosten nicht ausreichend einkalkuliert wurden, kann ein unabhängiger Bauprojektmanager frühzeitig darauf hinweisen“, erläutert Waldmann. „So lassen sich potenzielle Risiken transparent aufzeigen und geeignete Maßnahmen rechtzeitig einleiten.“

Da ein Bauherr während der Projektplanung mit einer Vielzahl von Aufgaben, Fristen und Abstimmungsprozessen konfrontiert ist, kann die Einbindung eines unabhängigen Dritten eine entscheidende Unterstützung darstellen. Zum einen wird die Projektplanung durch eine zusätzliche, unabhängige Instanz geprüft, wodurch das Risiko verringert wird, dass Reibungspunkte oder Schwachstellen unentdeckt bleiben. Zum anderen zeigt ein Bauprojektmanager detailliert auf, welche Aspekte vor einer Entscheidung noch Klärungsbedarf aufweisen, in welchen Bereichen eine vertiefte Betrachtung empfehlenswert ist und wo steuernder Handlungsbedarf besteht. Aus der Analyse des Bauvorhabens ergeben sich somit konkrete Handlungsempfehlungen, die unvollständige oder kritische Aspekte frühzeitig identifizieren und gezielt adressieren. Dadurch erhält der Bauherr einen fundierten Handlungsrahmen, der potenzielle Schwächen und Komplikationen bereits vor wesentlichen Entscheidungen aufzeigt und deren Berücksichtigung ermöglicht. Letztlich hängt der Erfolg eines Bauvorhabens maßgeblich von einer sorgfältigen Projektplanung ab, da sie die Grundlage und den Orientierungsrahmen für alle nachfolgenden Bau- und Umsetzungsmaßnahmen bildet. (BSZ)