Die elektronische Verwaltung könnte hierzulande wesentlich weiter sein. Schließlich pilgern seit 15 Jahren deutsche Vertreter*innen aus Politik und Verwaltung nach Estland, um sich das dortige E-Government anzusehen. Doch die Bildungsausflüge in den baltischen Staat führen zu keinerlei Konsequenzen, um der Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland Schub zu verleihen.

BSZ: Herr Meuche, warum schadet das schleppende Voranschreiten des E-Governments der Wirtschaft hierzulande?
Thomas Meuche: Die in Deutschland ansässigen Unternehmen leiden mit Ausnahme von Großprojekten wie Tesla in Brandenburg oder die geplante Chipfabrik in Dresden unter langen Prozesslaufzeiten. Zudem wirkt sich die träge Bürokratie – Stichwort Zeugnisanerkennung – negativ auf die Attraktivität Deutschlands als Standort für ausländische Fachkräfte aus, wieder mit der Folge, dass der Standort unattraktiver wird. Aber das Problem beginnt ganz woanders.

BSZ: Wo?
Meuche: Die Probleme liegen in den Prozessen, der Struktur und der Kultur der öffentlichen Verwaltung und damit letztendlich bei den Führungskräften und deren Ausbildungen. Wir sprechen viel über Digitalisierung der Verwaltung oder E-Government, eine konkrete Vorstellung, was das wirklich bedeutet, haben aber die wenigsten. Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes in seiner aktuellen Form hat damit nur am Rande zu tun und es handelt sich auch nicht primär um ein technisches Problem, wie viele meinen.

BSZ: Können Sie das näher erläutern?
Meuche: Sicher. Wir haben bei 360 Gebietskörperschaften in Deutschland, darunter 200 in Bayern, eine Selbsteinschätzung abgefragt, wie sie den digitalen Reifegrad ihrer Behörde einschätzen. Den höchsten Wert hat dabei die Rubrik Technologie bekommen, den schlechtesten die Prozesse. Ineffiziente Prozesse werden aber nicht allein durch Digitalisierung effizienter.

Stark hierarchische Struktur als Hindernis

BSZ: Woran liegt das?
Meuche: Zum einen liegt das in der stark hierarchisierten Struktur der öffentlichen Verwaltung und in der Eindimensionalität der Organisation begründet. Beides steht einer bereichsübergreifenden Zusammenarbeit, wie sie für effiziente Prozesse Voraussetzung wäre, entgegen. Zudem sind in solchen Strukturen die Entscheidungs- und Informationswege sehr lang. Das ist auch der Grund, weshalb man in größeren Unternehmen solche Strukturen kaum noch findet.

BSZ: Aber es gibt doch auch Beispiele von Verwaltungen, die sehr schnell Entscheidungen treffen, weil sie alle relevanten Akteure an einen Tisch bringen.
Meuche: Das sind Ausnahmesituationen, die meist einmalig bleiben und nicht die Regel werden. So etwas wie Projektmanagement, wo Teams nach Sachkompetenz zusammengestellt werden, gibt es in der Verwaltung kaum.

BSZ: Warum ist das so?
Meuche: Es fehlt an Expertise für Organisation, Prozess- und Datenmanagement. Das wiederum ist das Ergebnis der Anforderungsprofile für Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung. Praktisch spielen nur juristische Kompetenzen eine Rolle. Diversität in den Bildungsverläufen ist in der öffentlichen Verwaltung nicht angesagt. In Führungspositionen finden sich fast ausschließlich Juristen, die von diesen Themen nie etwas in ihrer Aus- und Weiterbildung gehört haben, geschweige denn ein tieferes Verständnis dafür haben.

Es fehlt ein klares Bild

BSZ: Was hat das für Folgen?
Meuche: In den meisten öffentlichen Verwaltungen fehlt es an einem klaren Bild wie eine moderne, schlanke und digitale Verwaltung aussehen kann, einer Strategie, die den Weg beschreibt, wie man zu diesem Ziel kommt und einem Steuerungssystem, das es ermöglicht, die Fortschritte kontinuierlich und systematisch zu messen und gegebenenfalls korrigierend einzugreifen. Um Digitalisierung denken zu können, braucht es in der Breite ein Verständnis für Datenstrukturen und Prozesse. Ein Beispiel: Ich bin vor einem Jahr umgezogen und habe mich umgemeldet. Ein Dreivierteljahr später habe ich einen Grundsteuerbescheid von der Gemeinde erhalten, der an meine alte Adresse geschickt wurde. Das passierte, weil die Daten des Bürgeramts in einem anderen Topf liegen, als die für die Grundsteuer und beide nicht verbunden waren.

BSZ: Es fehlen also Schnittstellen?
Meuche: Bevor man über Schnittstellen nachdenkt, sollte zunächst überlegt werden, wo welche Daten liegen und wie ein Berechtigungskonzept dazu aussieht. Am Kompetenzzentrum für Digitale Verwaltung der Hochschule Hof entwickeln wir dazu gerade einen digitalen Zwilling einer Bundesbürgercloud. Die Schaffung einer solchen zentralen Datenbank würde zu unglaublichen Effizienzsteigerungen führen und könnte auch das Sicherheitsniveau erhöhen. Am 28. Juni werden wir zu diesem Thema auch einen Bayerisch-Sächsischen Digitalgipfel in Hof veranstalten.

BSZ: Sprich Bürgerinnen und Bürger müssen nur noch einmal ihre Daten wie Name, Adresse, Familienstand und so weiter angeben?
Meuche: Ja. Das wäre das Modell Estlands, das seit 15 Jahren von deutschen Vertretern aus Politik und Verwaltung gelobt wird, ohne dass wir irgendwelche Konsequenzen aus den Erkenntnissen gezogen haben.

"Der Landespersonalausschuss verhindert mehr Diversität"

BSZ: Warum?
Meuche: Weil es zum einen innerhalb der Verwaltungen am Wissen, zum anderen am ultimativen Wille fehlt, etwas zu ändern. Eine zentrale Rolle dabei spielt das Landespersonalgesetz und der Landespersonalausschuss als dessen oberster Hüter. Gesetz und Landespersonalausschuss verhindern mehr Diversität in den Bildungsverläufen bei den Beschäftigten im öffentlichen Dienst, und die Damen und Herren, die über die Ausbildungsinhalte für den öffentlichen Dienst wachen, verteidigen das Etablierte. Ohne ein anderes Denken und einen systematischen Wissensaufbau bei digitalen Kompetenzen und beim Prozessverständnis werden wir den dringend erforderlichen Wandel nicht schaffen.

BSZ: Was macht der Landespersonalausschuss?
Meuche: Er entscheidet darüber, ob Personen, die keinen der klassischen Bildungsbiografien für die öffentliche Verwaltung vorweisen, trotzdem eine Stelle mit adäquater Bezahlung im öffentlichen Dienst erhalten. Solange es sich um Stellen handelt, die offensichtlich Expertenwissen voraussetzen, wie IT-Leitung oder Bauexpertise, ist das unproblematisch. Wir brauchen aber in allen Bereichen wissende Anwenderinnen und Anwender und damit andere Profile. Überdies wird es sich die Verwaltung in Anbetracht des Fachkräftemangels nicht mehr leisten können, gute Bewerberinnen und Bewerber in einen halbjährigen Prüfprozess zu schicken. Heute erlaubt sich die Verwaltung einer Expertin für Digitalisierung, die an einer Hochschule für angewandte Wissenschaften studiert und anschließend an einer Universität promoviert hat, eine A15-Stelle zu verwehren, mit der Begründung, dass das dafür erforderliche Universitätsstudium fehlt.

BSZ: Aber es gibt doch IT-Fachleute in der Verwaltung.
Meuche: Ja, in den IT-Abteilungen. Wir brauchen aber in allen Fachgebieten Mitarbeitende mit einem Verständnis für Daten und Prozesse vor allem auch in der Führung, die überdies die Fähigkeit besitzen muss, Veränderungsprozesse anzustoßen, zu organisieren und zu steuern. Das geht einher mit der Entwicklung einer Fehlerkultur. Es muss möglich sein etwas auszuprobieren ohne 100-prozentige Erfolgswahrscheinlichkeit. Dafür sind stark juristisch geprägte Personen nicht die erste Wahl, weil sie anders sozialisiert sind. Hier geht es um Fehlervermeidung und Sicherheit, Eigenschaften, die Veränderungsprozessen und einer effizienteren Arbeitsweise entgegenstehen.

"Es können nur vermeintlich perfekte Lösungen akzeptiert werden"

BSZ: Inwiefern effizienter?
Meuche: In der öffentlichen Verwaltung können nur vermeintlich perfekte Lösungen akzeptiert werden. Das heißt man entwickelt lieber fünf Jahre lang anstatt sich mit einer 80-Prozent-Lösung zufriedenzugeben, die in wenigen Monaten zu 30 Prozent Arbeitseinsparung führt. Und die Ausnahmen können erst mal weiterhin so bearbeitet werden wie bisher. Die Umsetzung des OZG ist dafür das beste Beispiel. Anstatt sich auf die Prozesse beziehungsweise Verfahren zu konzentrieren, die die höchsten Fallzahlen generieren und damit das größte Potenzial bergen, ist man mit der Komplettlösung an den Start gegangen. Jetzt hat man online ausfüllbare Formulare, die dann meist händisch in die Fachverfahren übertragen werden müssen.

BSZ: Wie bitte?
Meuche: Der Großteil dessen, was die Bürgerinnen und Bürger in eine Online-Formular eintippen, kann innerhalb der Verwaltung nicht weiterverarbeitet werden. Es muss händisch in die IT-Systeme der Verwaltung eingegeben werden, weil die entsprechenden Schnittstellen fehlen. Das kennen Sie doch von der Grundsteuer. Das zeigt einmal mehr, dass Digitalisierung im Kopf und nicht im Rechner beginnt. Man muss sich vorher überlegen, was man will. Aber eine Strategie für die Digitalisierung der Verwaltung gibt es nicht. Darum dauert alles so lange.

Zielvereinbarungen und Reportings wären die Lösung

BSZ: Also müssten Bundeskanzler oder Ministerpräsidenten den Verwaltungen Beine machen, damit alles so läuft wie in Estland?
Meuche: Das bringt nur etwas, wenn man das mit Zielvereinbarungen und permanenten Reportings hinterlegt, wie in einem Unternehmen. Diesen Weg müsste die Politik einschlagen, wenn sie die Demokratie nicht gefährden will, aber er ist halt mühsam, und schnelle Ergebnisse, die zu schönen Bildern führen, lassen sich damit nicht erzielen.

BSZ: Wieso die Demokratie gefährden?
Meuche: Die Bürgerinnen und Bürger kommen mit dem Staat ja direkt nur in Kontakt, wenn sie etwas mit Behörden zu tun haben. Lange Prozesse, fehlende Entscheidungen, unklare Kompetenzen erwecken den Eindruck, dass der Staat nicht mehr funktioniert. Wenn sich dieser Eindruck verfestigt, wird infolgedessen auch das politische System infrage gestellt. In Anbetracht der demografischen Entwicklung wird die öffentliche Verwaltung in Zukunft nicht mehr alle Stellen besetzen können, über die sie heute verfügt. Gleichzeitig werden Sonderereignisse wie Pandemien, Unwetterkatastrophen oder Cyber-Angriffe zur Normalität und binden erhebliche Ressourcen. Wenn es nicht gelingt, die Standardprozesse zügig massiv zu verschlanken und zu digitalisieren, werden die Aufgaben nicht mehr bewältigbar sein. Zudem verschärft sich der Wettbewerb zwischen Wirtschaft und Verwaltung um die besten Köpfe. Je mehr dieser Ressourcen von der Verwaltung absorbiert werden, desto größer der Mangel in der Wirtschaft, desto geringer deren Wertschöpfung und folglich deren Steuerzahlungen. Die Ineffizienz des Staates bedroht somit seine eigene Einkommensbasis.
(Interview: Ralph Schweinfurth)